Formations ADALAN · Du suivi au Steerco

Du suivi
au Steerco

Un fichier Excel en entrée. Un deck de Steerco en sortie. Puis un skill qui refait le travail le mois suivant, en une ligne.

Pourquoi cette séance

Le même deck, chaque mois

Smartlube RM, comité de pilotage n°03, 23 juin 2022. Un vrai deck, construit à la main à partir d'un fichier de suivi.

272formespour la seule slide de planning. Chaque barre, chaque date, chaque losange posé à la main.
3slides de tableauxpour le statut du projet, recopiées case par case depuis le fichier.
16/06« last update »sur la slide KPIs d'un Steerco tenu le 23 juin. Les chiffres ont une semaine.
1 jourde travailchaque mois, pour dire ce que le fichier dit déjà.

C'est un bon deck. Le problème n'est pas la personne : c'est le même travail, refait chaque mois.

Aujourd'hui

Sept étapes

0 · La charteUn premier skill, tiré d'un site web. Un prompt.
1 · Le deckCe qu'un PMO construit à la main aujourd'hui.
2 · Le suiviLe fichier Excel d'où vient chaque chiffre.
3 · ConstruireUn premier jet, puis quatre corrections.
4 · ÉcrireLa conversation devient un skill.
5 · InstallerUne fois, pour toutes les conversations.
6 · Steerco suivantUn nouveau fichier, une ligne, un nouveau deck.

Deux skills à la fin. L'un dit à quoi ressemble un deck. L'autre dit ce que dit un Steerco.

01

Ce qu'est un skill

Un dossier que Claude ouvre quand votre demande y correspond. Votre méthode, écrite une fois.

Ce qu'est un skill

Un dossier et une description

steerco-deck/
SKILL.mdla méthode
scripts/build_steerco.pyle code
totalenergies-brand/
SKILL.mdl'habillage
assets/logo.pngle logo

La description. Deux lignes en tête du SKILL.md. Claude les lit toujours, et ouvre le skill quand la demande y correspond.

La méthode. Ce qu'on explique à un nouveau PMO le premier jour.

Les fichiers. Un script, un logo. Ouverts seulement si la méthode le demande.

D'abord un document. Parfois un peu de code.

Ce qu'est un skill

Trois niveaux

Claude ne lit pas tous les skills installés. Il lit trois niveaux, et ne descend que si c'est utile.

1
La descriptiondeux lignes par skill
Toujours lue. Vingt skills, quarante lignes.
2
SKILL.mdla méthode, une ou deux pages
Ouvert quand la description correspond à la demande.
3
Les autres fichiersscript, logo, exemples
Ouverts quand la méthode le demande. Seulement celui qu'il faut.

Écrivez donc la description pour un lecteur qui décide en une seconde. Ce lecteur, c'est Claude.

Ce qu'est un skill

Deux skills, deux métiers

Tracker.xlsxLes donnéesHuit onglets, tenus à jour par l'équipe projet.
steerco-deckCe qu'il ditQuelles slides, quels chiffres, quels contrôles.
totalenergies-brandÀ quoi il ressembleCouleurs, police, logo. Pour tous les decks, pas seulement celui-ci.
Steerco_04.pptxLe deckNeuf slides, et une liste de points à vérifier.

Gardez-les séparés. La semaine prochaine, une revue budgétaire : le même skill charte, un autre skill de deck.

02

La charte d'abord

Étape 0. Un skill tiré d'un site web, en un prompt. La base de tous les decks qui suivent.

Étape 0 · la charte

Lire le site

Un site, un prompt. Claude ouvre totalenergies.fr et lit la page et sa feuille de style.

Rester simple. Pas une charte complète. Ce qu'il faut pour un deck propre : couleurs, police, logo, quelques règles.

Le relire avant de l'enregistrer. Un skill, c'est du texte. On le relit comme un brief.

Prompt 01 · en direct

Crée un skill nommé totalenergies-brand à partir du site www.totalenergies.fr. Garde seulement ce qui sert à faire un PowerPoint propre :

  • les couleurs, avec leur code hexadécimal et leur rôle
  • la police, et une police de secours
  • le logo, en PNG dans le skill, et où le placer
  • cinq règles de mise en page

Fais très simple : une page. Écris-le dans mon dossier Steerco_Smartlube, sous skills/, puis zippe-le, le dossier du skill à la racine du zip. Montre-moi d'abord le SKILL.md.

Étape 0 · la charte

Une page suffit

Encre#374649titres et texte
Ardoise#486B79légendes, axes
Bleu#285AFFl'unique accent
Bleu profond#1424B7libellés de section
Rouge#E20000le logo, et les problèmes seulement
Orange#F25D09vigilance
Vert#009D6Créussite
Brume#F2F5F6cartes et panneaux

Nunitogras pour les titres, normal pour le texte. Secours : Arial.

  • Fond blanc.
  • Un seul accent : le bleu. Le rouge, c'est le logo et les problèmes.
  • Un titre dit le message, pas le sujet.
  • Des formes arrondies, comme les boutons du site. Pas d'ombre.
  • Un centimètre de marge, une seule grille.

Lu sur le site, dans sa feuille de style. Rien d'inventé.

03

Ce qu'on a aujourd'hui

Étapes 1 et 2. Le deck qu'un PMO construit à la main, et le fichier d'où vient chaque chiffre.

Étape 1 · le deck

Le deck fait main

Steerco n°03, 23 juin 2022. Vingt-huit slides envoyées ; les dix premières sont le pilotage. C'est notre périmètre.

PlanningDeux slides. L'une compte 272 formes, chacune posée et datée à la main.
Statut du projetTrois slides de tableaux. Le texte vient du fichier de suivi, case par case.
KPIs et interfacesDes graphiques collés en image. Une grille de cases colorées. « Last update 16/06 ».

Rien de faux. C'est aussi une journée de travail, et le Steerco suivant repart de zéro.

Étape 2 · le suivi

Le fichier de suivi

Fiche projetdates, mise en production, budget validéCouverture
Planning51 tâches, leurs dates et leur statutPlanning
Project status9 sous-streams, avancement, risquesStatut, risques
Project KPIs33 sprints, jours-homme, effectifsKPIs
Zoom - interfaces11 interfaces, 5 étapes chacuneInterfaces
Actions de mitigationabsentes du fichierabsentes du deck

Tout ce que dit le deck est déjà ici. Ce qui n'y est pas ne sera pas dans le deck.

04

Le construire en parlant

Étape 3. Le deck et le fichier en entrée, un premier jet en sortie. Puis on le corrige, comme on briefe un collègue.

Étape 3 · construire

Premier jet

Les deux fichiers, un dossier. L'ancien deck donne les sections. Le fichier de suivi donne chaque chiffre.

Nommer le fichier de la charte. Le skill n'est pas encore installé : sans son chemin, Claude ne le lirait pas.

Demander un premier jet, pas la perfection. La valeur est dans les quatre prompts suivants.

Prompt 02 · en direct

Dans mon dossier Steerco_Smartlube : le deck du Steerco n°03 du 23 juin 2022, et le fichier de suivi dont il est tiré. Refais le Steerco n°03 en un nouveau PowerPoint, à partir du fichier de suivi, avec la charte décrite dans skills/totalenergies-brand/SKILL.md.

  • les sections des slides 1 à 10 de l'ancien deck
  • tous les chiffres viennent du fichier de suivi, aucun de l'ancien deck
  • seuls les rappels de la slide 3 viennent de l'ancien deck
  • le deck reste en anglais, comme l'original
Étape 3 · construire

Itérer

Prompt 03a · le planning

Le planning est illisible. Une ligne par sous-stream, un trait pointillé à la date du Steerco, et les tâches en retard entourées de rouge.

Prompt 03b · les titres

Chaque titre dit le message, calculé à partir du fichier : « Planning: 7 of 51 tasks done, 1 behind schedule ». Pas « Planning ».

Prompt 03c · la langue

Certains statuts sont en français dans le fichier. Le deck est en anglais : Done, In progress, Not started, Descoped.

Prompt 03d · les contrôles

Avant de me donner le deck, liste ce qui te paraît incohérent dans le fichier, avec l'onglet et la ligne. Ne corrige rien.

Chaque correction est une règle. Gardez-les : dans dix minutes, elles deviennent le skill.

Étape 3 · construire

Une seule source

Le deck fait main · slide KPIs 26,7 %
  • d'environ 1 351 jours-homme
  • « last update 16/06 », le 23 juin
vs
Le nouveau deck · même jour, depuis le fichier 29,1 %
  • 349,5 jours-homme sur 1 200, après 8 sprints sur 33
  • calculé le 23 juin, à partir du fichier

Deux chiffres pour le même projet. Le deck n'a plus qu'une source : le fichier de suivi. Si 1 200 est faux, on corrige le fichier, pas la slide.

Étape 3 · construire

Signaler, jamais corriger

Ce que le prompt 03d a remonté sur le fichier de juin. Quatre questions pour l'équipe projet.

  • Planning · ligne 12« SAP / MDW – Customers » est toujours en cours. Il devait finir le 29 mai.
  • Planning · lignes 24 et 27« Anomalies resolution UAT3 », deux fois. La première ne serait-elle pas l'UAT2 ?
  • Planning · ligne 8Les sprints 31 à 33 commencent en février. Dans Project KPIs, le sprint 31 est en avril.
  • Interfaces · InvoicesDéjà développée et en recette. Sa fenêtre n'ouvre que le 31 octobre.

Claude ne corrige pas le fichier. Il dit où regarder. Vous décidez.

05

Le mettre par écrit

Étape 4. Tout ce qu'on a dit depuis un quart d'heure, enregistré dans un skill. La conversation devient la méthode.

Étape 4 · écrire

En faire un skill

La même conversation. Claude a le premier jet, les quatre corrections et le code qu'il a écrit.

Les corrections deviennent des règles. Plus perdues dans un historique. Écrites une fois, appliquées à chaque fois.

Le code reste. Le script qui dessine le planning entre dans le skill. Le mois prochain, rien n'est redessiné.

Prompt 04 · même conversation

Fais de ce qu'on vient de faire un skill nommé steerco-deck, dans mon dossier Steerco_Smartlube, sous skills/.

  • garde le script que tu as écrit, dans un dossier scripts
  • écris dans le SKILL.md les règles qu'on a ajoutées aujourd'hui
  • demande-moi toujours le numéro et la date du Steerco
  • avec le fichier de suivi précédent : les rappels en viennent, plus une slide sur ce qui a changé depuis
  • l'habillage vient de totalenergies-brand

Puis zippe-le, le dossier steerco-deck à la racine du zip. Montre-moi d'abord le SKILL.md.

Dans steerco-deck

---
name: steerco-deck
description: Construit le deck de comité de pilotage d'un
  projet à partir de son fichier de suivi... Steerco, COPIL.
---
L'en-têteQuand l'ouvrir. Avec vos mots : Steerco, COPIL, fichier de suivi.
## Ce qu'il faut
Le fichier de suivi. Le précédent : le demander.
Le numéro et la date du Steerco. Ne jamais deviner.
Les entréesIl demande ce qu'il ne peut pas savoir.
## Règles
Calculer, jamais recopier.    Un titre dit le message.
Signaler, jamais corriger.    Le deck est en anglais.
Ce que le fichier ne contient pas reste dehors.
Les règlesLes quatre corrections de l'étape 3. Écrites une fois.
scripts/build_steerco.py
--current  --previous  --number  --date  --out  --checks
# une ligne par sous-stream, la date du Steerco en trait...
Le scriptLe code que Claude a écrit à l'étape 3. Le même deck, à chaque fois.

Rien de technique, sauf le script. Et ce n'est pas vous qui l'avez écrit.

06

L'installer

Étape 5. Un dossier sur votre disque devient un skill dans Claude. Obligatoire dans le chat et dans Cowork, facultatif dans Claude Code.

Étape 5 · installer

Enregistrer, vérifier, appeler

Importer
  • Personnaliser
  • Skills
  • Importer un skill
totalenergies-brand.zip, puis steerco-deck.zip : le dossier du skill à la racine du zip.
Vérifier
  • Skills
  • les deux · activés
Les deux skills dans la liste, activés. L'exécution de code doit l'être aussi, dans Paramètres › Capacités.
Appeler
  • Nouvelle conversation
  • /steerco-deck
Une barre oblique et le nom. Ou demander simplement un Steerco : la description décide.

Installés une fois, sur votre compte. Le chat et Cowork les voient ; Claude Code aussi, connecté au même compte.

Étape 5 · installer

Installer, ou laisser
dans le dossier ?

Chatclaude.ai, Claude Desktop À installer Personnaliser › Skills › Importer un skill, en zip. Un SKILL.md posé dans un dossier n'est pas lu tout seul.
CoworkClaude Desktop, sur un dossier À installer, comme pour le chat Cowork prend les skills du compte au début de la session. Rien ne dit qu'il lit ceux du dossier connecté : on ne compte pas dessus.
Claude Codeterminal, éditeur, Desktop Peut rester dans le projet .claude/skills/ du dépôt : ce projet seulement, versionné avec Git. ~/.claude/skills/ : tous les projets.

Sans installer : connecter le dossier et dire « lis le SKILL.md avant de commencer ». Ça marche, mais il faut le redire à chaque fois.

Là où vous travaillez, c'est là qu'il doit être.

Étape 5 · installer

Le chemin d'un skill

OÙ IL VIT OÙ ON TRAVAILLE COMMENT CLAUDE LE LIT La bibliothèque du compte Personnaliser › Skills un zip, importé une fois Le dossier du projet .claude/skills/ ~/.claude/skills/ : tous les projets Un dossier connecté SKILL.md non installé lu seulement si on le demande claude.ai le chat, dans le navigateur Claude Desktop le chat, sur le poste Claude Desktop, sur un dossier Cowork · notre démo Claude Code terminal, éditeur, Desktop 1 La description toujours lue · deux lignes 2 SKILL.md, la méthode ouvert si la demande correspond 3 Les fichiers : script, logo ouverts si la méthode le demande
installé : chargé tout seul dans le projet : Claude Code seul synchronisé : même compte à demander : « lis le SKILL.md »
07

Trois mois plus tard

Étape 6. Un nouveau fichier, une nouvelle conversation, une ligne. Et, pour comparer, le deck fait main ce jour-là.

Étape 6 · Steerco suivant

Une ligne

Prompt 05 · une nouvelle conversation

/steerco-deck Steerco n°04 du 16 septembre 2022, à partir de Smartlube_Tracker_2022-09-16.xlsx. Le précédent était le n°03, le 23 juin : son fichier de suivi est dans le même dossier.

  1. 1Aucune question sur la formeLes règles sont dans le skill. Il ne demande que ce qu'il ne peut pas savoir.
  2. 2Les contrôles d'abordAvant le deck : ce qui cloche dans le fichier de septembre.
  3. 3Neuf slides, pas huitAvec le fichier de juin, une slide de plus : ce qui a changé depuis le n°03.
Étape 6 · Steerco suivant
What changed Since Steerco n°03: 5 sub-streams worse, 1 better
Status
  • Scope On track → Issue
  • Main KPIs On track → Issue
  • Inputs Lubmarine Under vigilance → Issue
  • US delivery Under vigilance → On track
Planning
  • 3 done: sprints 0 to 14, UAT1 data sets, Demo Columbia
  • 2 started: SAP / MDW prices, IPD
Interfaces
  • 8 stages moved forward
  • Backwards: Middleware / SAP (Invoices)
Effort and budget
  • Mandays burned: 29.1% → 54.5%
  • IT staffing 2023: 6.75 → 9.75 FTE
  • Budget 2023: 517.5 k€ → 569.25 k€ (+10%)

Ce qui a changé

La nouvelle slide du n°04. Personne ne l'a écrite : c'est la différence entre deux fichiers.

À la main, on compare deux decks soi-même. Ou personne ne le fait.

Étape 6 · Steerco suivant

Côte à côte

Fait main · Steerco n°04, 16 septembre 55,4 %
  • à côté de « ≈ 358 mds vs ≈ 1351 » : les jours-homme de juin, jamais mis à jour
  • « last update 30/06 »
  • rien ne dit ce qui a bougé depuis juin
vs
Le skill · même jour, même fichier 54,5 %
  • 653,5 jours-homme sur 1 200, après 14 sprints sur 33
  • calculé le 16 septembre
  • une slide sur ce qui a bougé, et une liste de points à vérifier

Même projet, même jour. L'un a pris une journée. L'autre une ligne, et il est juste sur sa propre date.

Étape 6 · Steerco suivant

Ce qu'il a vu

Dans le fichier de septembre, avant le deck. Avec le fichier de juin à côté, le skill voit ce qui a reculé.

  • Interfaces · InvoicesDéveloppée et en recette en juin. Non démarrée en septembre. Un retour en arrière ?
  • Statut · Tests« Test management » dit mot pour mot ce qu'il disait en juin. Toujours d'actualité ?
  • Interfaces · SAP / MDWTrois fenêtres fermées en mai, juillet et août. Toujours pas recettées.
  • Planning · ligne 8Le sprint 31 : février dans le planning, avril dans les KPIs. Toujours là depuis juin.

Quatre questions. Posées avant le Steerco, pas pendant.

En une séance

Sept étapes, deux skills

0 · La chartetotalenergies-brand, tiré d'un site
1 · Le deckDix slides, faites à la main
2 · Le suiviChaque chiffre, déjà là
3 · ConstruireUn premier jet et quatre corrections
4 · Écriresteerco-deck, ses règles et son script
5 · InstallerUne fois, sur votre compte
6 · Steerco suivantUne ligne, neuf slides, quatre questions

Le travail a été fait une fois, à l'étape 3. Tout le reste, c'est de la réutilisation.

Une phrase pour tout retenir
Un skill, c'est la conversation
que vous avez eue une fois,
mise par écrit.

Le mois suivant, il suffit d'une ligne.
Exercice

Votre deck du mois

  1. 1Choisir un deckCelui que vous refaites chaque mois à partir du même fichier. Un Steerco, une revue budgétaire, un suivi de pipeline.
  2. 2Trouver la sourceQuel fichier contient chaque chiffre ? S'il n'y en a pas, c'est la première chose à régler.
  3. 3En parler une foisL'ancien deck et le fichier en entrée. Corriger le premier jet jusqu'à ce qu'il soit juste. Garder chaque correction.
  4. 4L'écrireLe prompt 04, avec vos mots. L'installer. Le mois suivant : une ligne.

Commencez par le skill charte de votre propre entreprise. C'est un prompt.

Questions?

Thank you.

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